Все салоны красоты заинтересованы в постоянном расширении клиентской базы и появлении лояльных клиентов, которые будут возвращаться к своим мастерам снова и снова. Чтобы не потерять контакт с посетителями бьюти-студии, важно собрать базовую информацию о каждом из них. Сотрудники салона должны знать имя и дату рождения клиента, перечень всех процедур, на которые он записывался в ваш салон и т.д.
Где же хранить все эти данные так, чтобы они всегда были под рукой и в то же время находились в полной безопасности? Как защитить личную информацию, предоставленную клиентом салона, от взлома? С этим мы сегодня и будем разбираться.
Безопасность данных – это защита клиентов салона
Безопасность данных – это комплекс мер по защите личной информации клиентов. Как правило, посетители салона оставляют администраторам и мастерам базовые сведения о себе, куда входит:
- число, месяц и год рождения;
- имя и фамилия;
- адрес и другая контактная информация.
Клиентская база является важным активом любой бьюти-студии, поскольку содержит все данные о клиенте, позволяет правильно выстроить диалог с ним, способствует повышению лояльности и доверительным отношениям.
База данных, как правило, формируется годами, однако ее утечка может произойти всего за несколько минут. Важно заранее предотвратить этот процесс и защитить информацию. Только представьте, что данные о сотнях клиентов, которые сотрудники вашего салона собирали на протяжении нескольких лет, могут легко попасть в руки конкурентов.
В таком случае салон столкнется с оттоком клиентов и средств. Да и сами посетители могут быть недовольны степенью безопасности и тем, что им станут названивать или писать незнакомые люди из других салонов.
Основные угрозы безопасности баз данных
Как происходит утечка данных и каким образом вскрывают даже защищенные базы с личной информацией? Чаще всего это происходит по одному из таких сценариев:
- Мастер перед тем, как уволиться, просто собрал всю базу данных, скопировал её себе и теперь имеет доступ ко всем клиентам салона. В том числе и к тем, которых обслуживали другие мастера. Это также может касаться администраторов и управляющих бьюти-студии.
- Бывший сотрудник салона красоты до сих пор имеет доступ к базе данных клиентов, может зайти на аккаунт своего предыдущего места работы, чтобы скопировать и использовать информацию.
- Бывшие сотрудники салона красоты могут перепродавать базу данных конкурирующему заведению.
Когда клиенты передают администраторам или мастерам салона личные данные, ваша задача – обеспечить полную безопасность полученной информации, сделать все возможное, чтобы она не вышла за пределы бьюти-студии. Как показывает статистика, более 60% случаев утечки данных в салонах Киева и Украины в целом связаны с действиями непосредственно сотрудников бьюти-студии. А значит – для развития бизнеса важно продумать многоступенчатую систему защиты.
Как формируется база клиентов в салоне красоты
Обычно для ведения клиентской базы администратор салона красоты предпочитает заполнять соответствующие таблицы. Это особенно удобно, если у сотрудников уже был опыт использования таблицы Excel.
Правила и основные принципы заполнения журнала посетителей будут зависеть от конкретной студии. Это может быть полная или сокращенная версия таблиц. Главное – она должна представлять собой отдельный файл. Какую информацию стоит вносить о клиенте:
- Дата первого визита. Позволит понимать, как долго клиент посещает ваш салон – возможно пора предложить ему скидку как постоянному посетителю.
- Дата последнего визита. Помогает оценить, как давно клиент не заходил в ваш салон. В таком случае требуется уточнение причины. Возможно, человек просто переехал, тогда можно удалять его из базы данных. А может быть ему что-то не понравилось. Тогда обратная связь поможет салону красоты стать лучше и вернуть старого клиента.
- Каналы связи. Сюда входит и номер телефона, и аккаунт в социальных сетях, и адрес электронной почты, и даже реальный адрес клиента. Чем больше будет способов связи, тем лучше.
- Дата рождения. Нужна для того, чтобы узнать возраст клиента. Так вы сможете предлагать ему скидки на день рождения.
- Полное имя и фамилия. Обращайтесь к клиенту по тому имени, которое он назвал при заполнении анкеты.
Способы хранения данных
Где может храниться личная информация о клиентах? Выделяют три основных способа:
- Локальный сервер. Довольно надежный и безопасный вариант, который, впрочем, отличается высокой стоимостью. Более того, далеко не каждый сотрудник салона может легко работать на серверах – здесь нужна помощь специалиста, который будет обслуживать систему, специальное оборудование и т.д.
- Физические носители. Ненадёжный, но при этом простой способ хранения. Все данные перемещаются на флешку, диск или в обычный блокнот. Правда, следует понимать, что в случае потери физического носителя, вы полностью утратите всю информацию о клиентах. Поэтому желательно всё же иметь скопированную её версию на компьютере.
- Облачное хранилище. Наиболее практичный и удобный метод. Может быть платным или бесплатным. Всё зависит от объёма данных, которые вы планируете хранить. Главное преимущество – вам не нужна никакая техника и физический носитель. Сохранение информации на облаке не съедает память на компьютере или телефоне. Вам нужно будет только иметь доступ к интернету для работы с базой данных
Программы для хранения базы данных
Для формирования базы данных можно использовать не только флешки или облачные сервисы, но и специальные программы, которые обеспечивают защиту информации и имеют еще множество полезных функций. При этом программы также могут хранить все на серверах или облаке – то есть они используют уже проверенные и надежные системы.
Как определить, что программе можно доверять и как выбрать подходящую? Для начала стоит разобраться в особенностях и вариациях приложений.
Виды программ для хранения клиентской базы
Исходя из способа установки и правил использования, программы для хранения клиентской базы могут быть:
- Бесплатными. Они предлагают абсолютно свободное использование всех функций приложения. Конечно, разработчикам также нужно зарабатывать на своей программе – поэтому там часто может встречаться навязчивая реклама. Некоторые приложения предлагают ограниченный функционал на бесплатной основе – чтобы вы могли познакомиться с программой, и полную версию – уже на платной. Будьте предельно осторожными – наибольшее количество мошенников встречается именно в таком типе программ. Слив базы данных – один из видов их заработка.
- Платными. Это может быть бесплатное приложение, которое запрашивает оплату серверов или же платная версия, которая предлагает расширенный функционал и хранит любой объем данных после единоразовой оплаты. Некоторые приложения предлагают оформить подписку – небольшую сумму, которая будет стягиваться ежемесячно.
Как защитить данные клиентов салона красоты?
Продуманная система безопасности позволяет надёжно защитить базу данных клиентов от попадания в другие салоны. Среди основных задач, которые стоит решить владельцу бьюти-студии:
Правильная настройка доступа
Важно, чтобы владелец обладал комплексным доступом к информации, относящейся к клиентам, и уже сам выдавал разрешение для своих сотрудников. При этом у каждого сотрудника может быть свой ограниченный или расширенный доступ к базе данных.
Очевидно, что администратору стоит знать больше о клиентах, чем, например, бухгалтеру.
Учётная запись для каждого конкретного сотрудника
Позаботьтесь о том, чтобы у всех работников салона красоты был личный логин и пароль. Важно, чтобы сотрудники пользовались исключительно своими учётными записями и не имели доступ к другим.
Используя специальные программы, вы сможете отслеживать, по какому логину заходит на аккаунт каждый сотрудник, в каких разделах он работает, какую информацию вносит или удаляет.
Надёжные пароли
Раздавать пароли в стиле 1111, 2222, 1234 не самая лучшая идея. Это должна быть надёжная и безопасная комбинация, желательно состоящая из букв, цифр и символов.
Вы можете придумать её сами либо же воспользоваться генератором паролей.
Своевременное удаление учётных записей
Как только вы уволили сотрудника, закрывайте ему доступ к базе данных клиента. Большой ошибкой будет, если уволенный мастер или администратор даже спустя полгода сможет зайти в свою учётную запись.
CRM программа Integrica: удобный анализ клиентов салона красоты
CRM программа для салона красоты в Украине – это способ решения сразу нескольких задач: от упрощения коммуникации с клиентом до хранения всей необходимой информации непосредственно в одном сервисе. Резервное копирование защищает от потери важной информации. А продуманная защита данных, авторизация в учетной записи посредством логина и пароля, а также возможность отслеживать действия, выполненные в приложении, гарантирует защиту персональных данных клиента.
CRM программа для салонов Integrica позволяет вносить такую информацию о клиентах:
- фамилия и имя посетителя;
- категория клиента: ВИП, постоянный, новый и т.д.;
- контактная информация – номер телефона, электронная почта;
- количество записей;
- общая сумма, потраченная в салоне;
- средний чек конкретного клиента.
А удобный поиск помогает найти нужных клиента/ клиентку, используя фильтр. Так вы сможете сконтактировать в том числе и с посетителями, которые уже долгое время не посещали ваш салон красоты.
Среди основных способов защиты информации в CRM программе:
- размещение информации на надежных европейских и американских базах данных;
- хранение данных в двух копиях на разных серверах;
- SSL-шифрование для защиты от перехвата паролей и общей информации.
Всем: от владельцев салона до администраторов или мастеров известно, как сложно заполучить базу лояльных клиентов. Иногда годами работаешь только для того, чтобы заинтересовать посетителей, сделать их постоянными и выстроить доверительные отношения. И как легко всё это может разрушаться, если личная информация о клиентах попадает в чужие руки.
Используйте надёжные программы и приложения, следите за всеми сотрудниками бьюти-студии и продумайте наиболее удобный способ хранения информации, чтобы избежать утечки данных.
