Безопасность личных данных в салоне красоты

Все салоны красоты заинтересованы в постоянном расширении клиентской базы и появлении лояльных клиентов, которые будут возвращаться к своим мастерам снова и снова. Чтобы не потерять контакт с посетителями бьюти-студии, важно собрать базовую информацию о каждом из них. Сотрудники салона должны знать имя и дату рождения клиента, перечень всех процедур, на которые он записывался в ваш салон и т.д.

Где же хранить все эти данные так, чтобы они всегда были под рукой и в то же время находились в полной безопасности? Как защитить личную информацию, предоставленную клиентом салона, от взлома? С этим мы сегодня и будем разбираться.

Безопасность данных – это защита клиентов салона

Безопасность данных – это комплекс мер по защите личной информации клиентов. Как правило, посетители салона оставляют администраторам и мастерам базовые сведения о себе, куда входит:

• число, месяц и год рождения;
• имя и фамилия;
• адрес и другая контактная информация.

Клиентская база является важным активом любой бьюти-студии, поскольку содержит все данные о клиенте, позволяет правильно выстроить диалог с ним, способствует повышению лояльности и доверительным отношениям.

База данных, как правило, формируется годами, однако ее утечка может произойти всего за несколько минут. Важно заранее предотвратить этот процесс и защитить информацию. Только представьте, что данные о сотнях клиентов, которые сотрудники вашего салона собирали на протяжении нескольких лет, могут легко попасть в руки конкурентов.

В таком случае салон столкнется с оттоком клиентов и средств. Да и сами посетители могут быть недовольны степенью безопасности и тем, что им станут названивать или писать незнакомые люди из других салонов.

Основные угрозы безопасности баз данных

Как происходит утечка данных и каким образом вскрывают даже защищенные базы с личной информацией? Чаще всего это происходит по одному из таких сценариев:

1. Мастер перед тем, как уволиться, просто собрал всю базу данных, скопировал её себе и теперь имеет доступ ко всем клиентам салона. В том числе и к тем, которых обслуживали другие мастера. Это также может касаться администраторов и управляющих бьюти-студии.
2. Бывший сотрудник салона красоты до сих пор имеет доступ к базе данных клиентов, может зайти на аккаунт своего предыдущего места работы, чтобы скопировать и использовать информацию.
3. Бывшие сотрудники салона красоты могут перепродавать базу данных конкурирующему заведению.

Когда клиенты передают администраторам или мастерам салона личные данные, ваша задача – обеспечить полную безопасность полученной информации, сделать все возможное, чтобы она не вышла за пределы бьюти-студии. Как показывает статистика, более 60% случаев утечки данных в салонах Киева и Украины в целом связаны с действиями непосредственно сотрудников бьюти-студии. А значит – для развития бизнеса важно продумать многоступенчатую систему защиты.

Как формируется база клиентов в салоне красоты

Обычно для ведения клиентской базы администратор салона красоты предпочитает заполнять соответствующие таблицы. Это особенно удобно, если у сотрудников уже был опыт использования таблицы Excel.

Правила и основные принципы заполнения журнала посетителей будут зависеть от конкретной студии. Это может быть полная или сокращенная версия таблиц. Главное – она должна представлять собой отдельный файл. Какую информацию стоит вносить о клиенте:

1. Дата первого визита. Позволит понимать, как долго клиент посещает ваш салон – возможно пора предложить ему скидку как постоянному посетителю.
2. Дата последнего визита. Помогает оценить, как давно клиент не заходил в ваш салон. В таком случае требуется уточнение причины. Возможно, человек просто переехал, тогда можно удалять его из базы данных. А может быть ему что-то не понравилось. Тогда обратная связь поможет салону красоты стать лучше и вернуть старого клиента.
3. Каналы связи. Сюда входит и номер телефона, и аккаунт в социальных сетях, и адрес электронной почты, и даже реальный адрес клиента. Чем больше будет способов связи, тем лучше.
4. Дата рождения. Нужна для того, чтобы узнать возраст клиента. Так вы сможете предлагать ему скидки на день рождения.
5. Полное имя и фамилия. Обращайтесь к клиенту по тому имени, которое он назвал при заполнении анкеты.

Способы хранения данных

Где может храниться личная информация о клиентах? Выделяют три основных способа:

1. Локальный сервер. Довольно надежный и безопасный вариант, который, впрочем, отличается высокой стоимостью. Более того, далеко не каждый сотрудник салона может легко работать на серверах – здесь нужна помощь специалиста, который будет обслуживать систему, специальное оборудование и т.д.
2. Физические носители. Ненадёжный, но при этом простой способ хранения. Все данные перемещаются на флешку, диск или в обычный блокнот. Правда, следует понимать, что в случае потери физического носителя, вы полностью утратите всю информацию о клиентах. Поэтому желательно всё же иметь скопированную её версию на компьютере.
3. Облачное хранилище. Наиболее практичный и удобный метод. Может быть платным или бесплатным. Всё зависит от объёма данных, которые вы планируете хранить. Главное преимущество – вам не нужна никакая техника и физический носитель. Сохранение информации на облаке не съедает память на компьютере или телефоне. Вам нужно будет только иметь доступ к интернету для работы с базой данных

Программы для хранения базы данных

Для формирования базы данных можно использовать не только флешки или облачные сервисы, но и специальные программы, которые обеспечивают защиту информации и имеют еще множество полезных функций. При этом программы также могут хранить все на серверах или облаке – то есть они используют уже проверенные и надежные системы.

Как определить, что программе можно доверять и как выбрать подходящую? Для начала стоит разобраться в особенностях и вариациях приложений.

Виды программ для хранения клиентской базы

Исходя из способа установки и правил использования, программы для хранения клиентской базы могут быть:

1. Бесплатными. Они предлагают абсолютно свободное использование всех функций приложения. Конечно, разработчикам также нужно зарабатывать на своей программе – поэтому там часто может встречаться навязчивая реклама. Некоторые приложения предлагают ограниченный функционал на бесплатной основе – чтобы вы могли познакомиться с программой, и полную версию – уже на платной. Будьте предельно осторожными – наибольшее количество мошенников встречается именно в таком типе программ. Слив базы данных – один из видов их заработка.
2. Платными. Это может быть бесплатное приложение, которое запрашивает оплату серверов или же платная версия, которая предлагает расширенный функционал и хранит любой объем данных после единоразовой оплаты. Некоторые приложения предлагают оформить подписку – небольшую сумму, которая будет стягиваться ежемесячно.

Как защитить данные клиентов салона красоты?

Продуманная система безопасности позволяет надёжно защитить базу данных клиентов от попадания в другие салоны. Среди основных задач, которые стоит решить владельцу бьюти-студии:

Правильная настройка доступа

Важно, чтобы владелец обладал комплексным доступом к информации, относящейся к клиентам, и уже сам выдавал разрешение для своих сотрудников. При этом у каждого сотрудника может быть свой ограниченный или расширенный доступ к базе данных.

Очевидно, что администратору стоит знать больше о клиентах, чем, например, бухгалтеру.

Учётная запись для каждого конкретного сотрудника

Позаботьтесь о том, чтобы у всех работников салона красоты был личный логин и пароль. Важно, чтобы сотрудники пользовались исключительно своими учётными записями и не имели доступ к другим.

Используя специальные программы, вы сможете отслеживать, по какому логину заходит на аккаунт каждый сотрудник, в каких разделах он работает, какую информацию вносит или удаляет.

Надёжные пароли

Раздавать пароли в стиле 1111, 2222, 1234 не самая лучшая идея. Это должна быть надёжная и безопасная комбинация, желательно состоящая из букв, цифр и символов.

Вы можете придумать её сами либо же воспользоваться генератором паролей.

Своевременное удаление учётных записей

Как только вы уволили сотрудника, закрывайте ему доступ к базе данных клиента. Большой ошибкой будет, если уволенный мастер или администратор даже спустя полгода сможет зайти в свою учётную запись.

CRM программа Integrica: удобный анализ клиентов салона красоты

CRM программа для салона красоты в Украине – это способ решения сразу нескольких задач: от упрощения коммуникации с клиентом до хранения всей необходимой информации непосредственно в одном сервисе. Резервное копирование защищает от потери важной информации. А продуманная защита данных, авторизация в учетной записи посредством логина и пароля, а также возможность отслеживать действия, выполненные в приложении, гарантирует защиту персональных данных клиента.

CRM программа для салонов Integrica позволяет вносить такую информацию о клиентах:

• фамилия и имя посетителя;
• категория клиента: ВИП, постоянный, новый и т.д.;
• контактная информация – номер телефона, электронная почта;
• количество записей;
• общая сумма, потраченная в салоне;
• средний чек конкретного клиента.

А удобный поиск помогает найти нужных клиента/ клиентку, используя фильтр. Так вы сможете сконтактировать в том числе и с посетителями, которые уже долгое время не посещали ваш салон красоты.

Среди основных способов защиты информации в CRM программе:

• размещение информации на надежных европейских и американских базах данных;
• хранение данных в двух копиях на разных серверах;
• SSL-шифрование для защиты от перехвата паролей и общей информации.

Всем: от владельцев салона до администраторов или мастеров известно, как сложно заполучить базу лояльных клиентов. Иногда годами работаешь только для того, чтобы заинтересовать посетителей, сделать их постоянными и выстроить доверительные отношения. И как легко всё это может разрушаться, если личная информация о клиентах попадает в чужие руки.

Используйте надёжные программы и приложения, следите за всеми сотрудниками бьюти-студии и продумайте наиболее удобный способ хранения информации, чтобы избежать утечки данных.